مکاتبات اداری یکی از پــر حجم ترین و در بعضی از مواقع مشکل تـرین فعالیت های یک سازمان می باشد، عدم وجود یک سیستم مناسب مکاتبات اداری باعث اتلاف زمان، صرف انرژی بیشتر، افزایش هزینه ها و در نتیجه غیربهره ور شدن سازمان مربوطه می گردد که در مقابل آن وجود یک سیستم متناسب و سریع اداری می تواند حجم عمده ای از ابهامات موجود در زمینه مکاتبات داخل سازمان را کاهش داده و در یک دوره زمانی باعث صرفه جویی زمان و تسریع در انجام امور اداری گردد که با توجه به حجم زیاد مکاتبات ، تعدد و پراکندگی واحدها، تنها یک سیستم مکانیزه با حذف یا حداقل نمودن گردش دستی اسناد کاغذی ، سبب گردش صحیح مکاتبات اداری و جلوگیری از مفقود شدن نامه ها در شرکتها و سازمانها خواهد شد.

امروزه مدیریت بر گردش کار و مکاتبات اداری و همچنین مدیریت زمان در سازمان ها و مؤسسات اقتصادی به کلی متحول شده و دیگر استفاده از روش های کند و مشکل ساز اداری غیرمکانیزه (بوروکراسی) قابل قبول نمی باشد.

استفاده از سیستم اداری همکاران پردازش رایورز جهت انجام امور اداری و چرخه مکاتبات و طبقه بندی آنها، بستر مناسبی برای سرعت بخشیدن به انجام امور اداری در بخش دبیرخانه و نظارت بر گردش کار در سازمان مربوطه می باشد به شکلی که تمام اعمال اداری همانند ورود نامه، ثبت نامه، ارجاعات، رونوشت ها و حتی بازبینی نامه ها توسط سیستم ثبت و کنترل می گردد.

اتوماسیون اداری، بهترین ابزار برای رسیدن به راهکارهای مفید در جهت صرفه جویی زمان و استفاده بهینه از وقت در سازمان می باشد.راه حل های مکانیزه به گردش مکاتبات سازمان سرعت بخشیده و همچنین مدیریت بر گردش کارها را بیشتر میسر می سازد.در این فرایند، حذف مکاتبات کاغذی، صرفه جویی و استفاده بهینه از زمان، عملی گردد.در این زمینه می توان گرایش های ویژه ای فراهم آورد که کارائی بهینه افراد و نیز گلوگاههای مکاتباتی و چگونگی کارکرد کارکنان برای مدیریت روشن گردد.

این نرم افزار در تمامی سیستم های اداری از قبیل ادارات دولتی، شرکت های خصوصی، دانشگاهها، کارخانجات، مراکز درمانی، خدماتی، تجارتی و.... قابل استفاده می باشد.شایان ذکر است که نرم افزار مورد اشاره مبتنی بر معماری چند لایه با استفاده از زبان برنامه نویسی Microsoft C#.Net و پایگاه داده 2008 Microsoft SQL Server

مزایای پیاده سازی سیستم اتوماسیون :

· افزایش سرعت و دقت در پاسخگویی به مراجعان

· بی نیازی به مراجعه حضوری برای ارایه نامه و پیگیری ها

· کنترل مدیریتی بهتر در بخش های مختلف سازمانی

· سازمان دهی و بهینه سازی گردش مکاتبات و فرآیندها

· به حداقل رساندن مکاتبات کاغذی در داخل و خارج از سازمان

· امکان اتوماتیک سازی عملیات جهت تسهیل عملیات اداری

· دسترسی سریع به مکاتبات بایگانی شده

· ایجاد بستر مناسب برای استقرار سایر سیستم های یکپارچه

· اعمال کنترل های ایمنی منطبق با ساختار سازمانی

نمونه هایی از قابلیت های ویژه سیستم اتوماسیون اداری :

1. امکان مکاتبات الکترونیک و قابلیت ارجاع اتوماتیک بین کاربران سیستم

2. امکان تعریف پرسنل و اشخاص و نیز ثبت عکس پرسنل و امضاء برای آنها

3. ایجاد چارت سازمانی و امکان معرفی پست ها سازمانی و زیر سیستم های آن

4. تعیین محدوده دسترسی برای هر یک از کاربران بنا به سیاست سازمان

5. امکان پیگیری کلیه مکاتبات اداری

6. نمایش گردش نامه و مشخص نمودن آخرین وضعیت نامه

7. امکان ایجاد کارتابل برای هر یک از اعضاء

8. امکان ذخیره سازی نامه در پرونده های مربوطه

9. تعریف رده بندی امنیتی نامه مانند عادی، محرمانه، سری و...

10. امکان ارسال و دریافت پیام در سطح سازمانی و الصاق پیوست های چند رسانه ای

11. سررسید برای هر کاربر و امکان یادآوری یادداشت ها

12. امکان جستجوی پیشرفته بر اساس هر یک از فیلدهای اطلاعاتی

13. معرفی جانشین برای هر یک از پست های سازمانی

14. ایجاد دعوت به جلسه در سطح بخشی از سازمان و نیز صورت جلسات به صورت نامه

15. تابلو اعلانات برای کلیه پرسنل

16. دفتر تلفن شخصی یادداشت برای هر کاربر

17. امکان اخذ گزارشات و فراخوانی آن

18. امکان ایجاد فضای ورود نامه وارده، صادره و داخلی

19. امکان تعیین رونوشت برای نامه

20. امکان تعریف گروه های سازمانی

21. امکان پاراف نامه

22. امکان تعریف الگوی نامه برای هر یک از انواع نامه (داخلی، عمومی، صادره و وارده )

23. امکان تعریف فرمول شماره اندیکاتور به صورت دلخواه برای هرنوع نامه و یا بخش های مختلف سازمان

24. بایگانی الکترونیکی (طبقه بندی نامه ها و مراسلات ارجاع شده به قسمت بایگانی در پرونده ها)

25. ثبت تصویر (اسکن نامه)

26. چرخش نامه بین واحدهای مختلف سازمانی جهت بررسی

27. امکان استفاده از قلم نوری به منظور هامش در نامه های وارده

28. تعریف ساختار سازمانی و پست ها، گروه بندی پرونده های عمومی و بایگانی

29. امکان تعریف انواع دبیرخانه، بایگانی، کارتابل و انواع ارجاعات با دسترسی های متفاوت

30. تعریف تقویم کاری و مناسبت های مختلف

31. تعریف سطح دسترسی و امنیت سیستم بر اساس مسئولیت و پست سازمانی

32. صندوق پیام ها برای مشاهده پیام های دریافتی

33. ایجاد و مشاهده کارتابل نامه، پیگیری نامه ها و نامه های ارسال نشده

34. تعریف انواع اولویت مکاتباتی (عادی، فوری، خیلی فوری و...)

35. مشاهده درختواره گردش نامه و آخرین وضعیت آن با توجه به دسترسی های مجاز (tracing)

36. ثبت و کنترل اقدامات انجام شده بر روی نامه

37. ثبت تاریخ و ساعت عملیات انجام شده بر روی نامه (ارجاع، مشاهده، اقدام و...)

38. تعریف جانشین برای سمت های سازمانی

39. به گردش انداختن نامه های بایگانی شده

40. وجود میز کار برای هر کاربر

41. امکان استفاده از برنامه Microsoft Word برای تایپ نامه و بزرگ و کوچک کردن نامه ها

42. امکان تعریف پرونده های مختلف در کارتابل

43. قابل اجرا بر روی کلیه سرورها و ویندوز ها

44. اجرای سیستم در محیطی کاربر پسند با امکان تغییر پیش زمینه

45. راهنمای فارسی آموزش سیستم

46. امکان چاپ با کلیه چاپگرهای موجود در بازار

47. طراحی شده با معماری چند لایه جهت قدرت اجرایی برنامه

48. امکان چاپ آدرس گیرنده و فرستنده بر روی لیبل های پشت برچسب دار

49. امکان چاپ آدرس گیرنده بر روی پاکت نامه

50. سرویس و پشتیبانی آنلاین توسط دفتر مرکزی یا نمایندگان

برای راه اندازی اتوماسیون اداری به سایت همکاران پردازش رایورز www.HPRGroup.IR مراجعه فرمایید و یا با تلفن ******** تماس بفرمایید

تلفن :	منقضی شده
منطقه :	تهران
آدرس :	http://hprgroup.ir

تماس با آگهی دهنده ()
در مورد: اتوماسیون اداری همکاران پردازش رایورز

نام :
ایمیل یا تلفن :
پیام :	با سلام

کلمات کلیدی :

اتوماسیون اداری اتوماسیون بایگانی مکاتبات نامه داخلی

ورود کاربران

آپلود ویدیو

پرداخت با کارتهای عضو شتاب

آگهی های جدید

کلمات کلیدی

اتوماسیون اداری همکاران پردازش رایورز

آگهی های مرتبط